Wat is whitelabel RI&E-software?
Whitelabel RI&E-software is een platform dat je onder je eigen naam en huisstijl aan je klanten levert. De leverancier ontwikkelt en onderhoudt de software. Jij brengt de deskundigheid en houdt het klantcontact. Voor je klant voelt het als jouw portaal, met jouw logo, kleuren en contactgegevens.
Voor een adviespraktijk is dat meer dan een uiterlijke keuze. De software bepaalt hoe je klant na jouw advies verder werkt aan de RI&E en het plan van aanpak. Kies je goed, dan wordt het portaal een vast onderdeel van je dienstverlening. Op de pagina RI&E-software onder eigen naam zie je hoe dat er in de praktijk uitziet.
Hoe herkenbaar is het portaal onder jouw naam?
Het portaal moet voor je klant als jouw dienst voelen, en dat vraagt meer dan een logo in de hoek. Vraag de leverancier precies wat je zelf kunt instellen en wat vastligt. Let vooral op het rapport. Dat document deelt je klant met de ondernemingsraad, de preventiemedewerker en soms met een inspecteur. Het moet eruitzien als jouw werk.
- Kun je portaalnaam, logo, favicon en primaire kleur zelf instellen?
- Staan jouw telefoonnummer, e-mailadressen en afspraaklink in het portaal, zodat vragen bij jou binnenkomen?
- Kun je de rapportopmaak aanpassen: voorblad, kop- en voettekst en inhoudsblokken?
- In welke talen kan het rapport worden opgemaakt, bijvoorbeeld voor klanten met internationale medewerkers?
- Krijg je een eigen omgeving met een eigen webadres, en welke onderdelen liggen vast?
Zijn klantomgevingen en rollen goed gescheiden?
Elke klant hoort een eigen, afgeschermde omgeving te hebben, en jij moet daar als adviseur eenvoudig tussen kunnen wisselen. Werkgever A mag nooit iets zien van werkgever B. Tegelijk wil je niet voor elke klant apart inloggen. Vraag daarom hoe de scheiding is geregeld en hoe je tussen klanten schakelt.
Vraag ook hoe fijnmazig rollen en rechten zijn. Een preventiemedewerker, een leidinggevende, een toetser en een externe veiligheidskundige hebben elk iets anders nodig. In RiePortal® zijn er elf standaardrollen met 116 instelbare rechten, en je kunt eigen rollen toevoegen. Meer over die opzet lees je bij organisatie en toegang.
- Krijgt elke klant een gescheiden omgeving, ook in de opslag van gegevens?
- Hoe wissel je als adviseur snel tussen klanten?
- Kun je rollen en rechten aanpassen of eigen rollen maken?
- Is inloggen met single sign-on mogelijk, en is tweestapsverificatie beschikbaar?
Kun je werken met je eigen templates en methode?
Goede whitelabel RI&E-software volgt jouw werkwijze, niet andersom. Veel adviseurs hebben eigen vragenlijsten per branche, een vaste manier om risico's te beoordelen en een eigen rapportstructuur. Die wil je kunnen meenemen en bij meerdere klanten opnieuw gebruiken.
Vraag ook welke typen RI&E de software ondersteunt. Een standaard RI&E is iets anders dan een taakrisicoanalyse, een werkplekonderzoek of een RI&E voor een machine. Op de pagina over de RI&E-module zie je welke typen en onderdelen er in de praktijk bij komen kijken, van interviews tot rapportage.
- Welke typen RI&E en welke risicomethode ondersteunt de software?
- Kun je eigen templates maken, aanpassen en bij meerdere klanten inzetten?
- Kan de toetsende kerndeskundige in hetzelfde systeem werken?
- Kun je gegevens importeren en exporteren, bijvoorbeeld in Excel?
Hoe is de beveiliging geregeld?
Een leverancier moet zijn beveiliging kunnen aantonen met certificering, afspraken en techniek. Je klant vertrouwt jou gevoelige informatie toe, zoals verzuim, incidenten en gegevens over bijzondere groepen. Gaat er iets mis, dan ben jij voor je klant het eerste aanspreakpunt.
Vergeet ook het exitscenario niet. Hoe je de gegevens terugkrijgt als je stopt, bepaalt hoe vrij je later bent. Op de pagina beveiliging staat hoe dit voor ons platform is geregeld, van ISO/IEC 27001:2022 en hosting in Frankfurt tot de export bij beëindiging.
- Is het informatiebeveiligingsmanagementsysteem gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001, en volgens welke versie?
- Waar worden de gegevens gehost, en blijft dat binnen de EU?
- Is er een verwerkersovereenkomst, en sluit die aan op de afspraken die jij met je klanten maakt?
- Hoe worden gegevens versleuteld, hoe vaak worden back-ups gemaakt en hoe vaak is er een pentest?
- Binnen welke termijn meldt de leverancier een datalek?
- Wat gebeurt er als je stopt: in welk formaat krijg je de gegevens terug, binnen welke termijn, en wanneer worden ze verwijderd?
Hoe gaat de software om met AI?
AI hoort het werk van de adviseur te ondersteunen en niet over te nemen, en dat moet je in de software terugzien. Transcriptie van interviews, samenvattingen en voorstellen voor maatregelen schelen schrijfwerk. Maar jij staat met je naam onder het advies, dus jij moet elk voorstel kunnen beoordelen en aanpassen.
De AI-verordening stelt eisen aan transparantie en AI-geletterdheid, ook voor jou als gebruiker. Wat dat betekent, lees je in de AI-verordening voor arbosoftware. Hoe wij met AI omgaan, staat in onze AI-verantwoording.
- Doet de AI voorstellen die de gebruiker beoordeelt, of neemt hij zelf besluiten?
- Kun je AI-functies per klantorganisatie aan- of uitzetten?
- Worden klantgegevens gebruikt om AI-modellen te trainen?
- Blijft de toetsing bij een gecertificeerde kerndeskundige?
- Is uitgesloten dat de AI individuele medewerkers beoordeelt?
Past het prijsmodel bij je praktijk?
Het prijsmodel moet meegroeien met je klantenbestand en ruimte laten voor je eigen tarief. Kijk daarom goed naar de opbouw: betaal je per gebruiker, per RI&E of per klantorganisatie? Kosten per gebruiker kunnen ertoe leiden dat je klant minder mensen toegang geeft, terwijl de RI&E juist leeft als meer mensen meedoen.
Voor een whitelabelpartnerschap is een vaste jaarlijkse vergoeding voor je eigen gebruik plus een jaarlicentie per klant overzichtelijk. Wat je aan je klant doorberekent, bepaal je dan zelf. Hoe je daar een gezonde praktijk van maakt, lees je in verdienmodel voor RI&E-dienstverlening. De opbouw voor partners staat op de pagina prijzen.
- Waar betaal je voor: gebruikers, RI&E's of klantorganisaties?
- Bepaal je zelf wat je aan je klant doorberekent?
- Wat is de looptijd, en hoe verloopt de verlenging?
- Wat valt onder ondersteuning, en wat is maatwerk?
Welke ondersteuning spreek je af?
Spreek ondersteuning en beschikbaarheid concreet af, want jouw klanten bellen jou als iets niet werkt. Vraag wie de eerste lijn is: jij of de leverancier. Vraag ook op welke dagen en tijden de leverancier bereikbaar is en hoe onderhoud wordt aangekondigd.
Partners van RiePortal® krijgen ondersteuning op werkdagen van 09:00 tot 17:00, en onderhoud wordt 48 uur vooraf aangekondigd. Voor de beschikbaarheid geldt een inspanningsverplichting van 99,5% per maand. Wil je weten hoe een partnerschap begint, kijk dan bij partner worden.
Bronnen
Redactie Intergrow
Kennisredactie RiePortal®
De redactie schrijft over de RI&E, arbobeleid en software vanuit de dagelijkse praktijk met RiePortal®. Wettelijke verwijzingen controleren we aan de bron.