Waarom is overzicht bij meerdere locaties lastig?
Overzicht is lastig omdat elke locatie eigen risico's, eigen mensen en een eigen tempo heeft. Zonder vaste structuur ontstaan per locatie andere werkwijzen, andere bestanden en andere manieren van beoordelen.
Het gevolg: het bestuur ziet geen totaalbeeld, dezelfde risico's worden op verschillende plekken anders gewogen en goede oplossingen blijven op één locatie hangen. Ook is moeilijk te zien welke maatregelen achterlopen.
De Arbowet maakt geen uitzondering voor grote organisaties. De RI&E moet alle risico's in het werk dekken, dus ook die op elke afzonderlijke locatie (artikel 5). Hoe grote organisaties dat met één omgeving aanpakken, lees je in ons aanbod.
Hoe richt je één structuur in?
Je richt één structuur in door de organisatie op te delen in vestigingen, afdelingen en objecten, en elke RI&E aan dat skelet te koppelen. Iedereen werkt dan met dezelfde indeling en dezelfde namen.
Een object kan een gebouw zijn, een terrein, een voertuig of een installatie. Door die indeling vast te leggen, kun je risico's per onderdeel bekijken en optellen tot het niveau van de hele organisatie.
Leg per onderdeel ook gegevens vast die de risico's beïnvloeden, zoals verzuim, bijzondere groepen medewerkers (bijvoorbeeld jongeren of zwangere medewerkers) en de betrokken arbodienst. In RiePortal® doe je dat in een boomstructuur van vestigingen, afdelingen en objecten, met organisatie en toegang op één plek ingericht.
Gebruik op alle locaties dezelfde risicomethode en dezelfde vragenlijsten. Alleen dan zijn de uitkomsten vergelijkbaar.
Welke typen RI&E heb je naast de basis-RI&E nodig?
Naast een basis-RI&E per locatie heb je vaak verdiepende RI&E's nodig voor functies, objecten en specifieke taken. De basis-RI&E geeft het brede beeld, de andere typen gaan de diepte in waar de risico's daarom vragen.
Vooral de functie-RI&E is nuttig in grote organisaties. Je beoordeelt een functie één keer en past de uitkomst toe op elke locatie waar die functie voorkomt. Lokale verschillen leg je vast in de basis-RI&E van de locatie.
De typen op een rij:
- Basis-RI&E: het algemene beeld per locatie of afdeling, van werkplekken tot psychosociale arbeidsbelasting.
- Functie-RI&E: de risico's van een functie die op meerdere locaties voorkomt, zoals schoonmaker, monteur of zorgmedewerker.
- Object-RI&E: de risico's van een gebouw, terrein of installatie, los van wie er werkt.
- Taakrisicoanalyse (TRA): een stapsgewijze analyse van één taak met verhoogd risico, zoals werken op hoogte of onderhoud aan een installatie.
- Verdiepend onderzoek: een nadere analyse van een specifiek risico, zoals gevaarlijke stoffen of fysieke belasting.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Het bestuur is als werkgever eindverantwoordelijk, maar de uitvoering ligt grotendeels bij de locaties. Leg de rollen daarom per niveau expliciet vast.
Ook de medezeggenschap hoort erbij. De werkgever betrekt de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bij het arbobeleid (artikel 12 Arbowet). Bij grote organisaties loopt dat vaak via een centrale ondernemingsraad en lokale medezeggenschap.
Zorg dat de rechten in het systeem deze rollen volgen. Een locatiemanager ziet en bewerkt de eigen locatie, de centrale afdeling ziet het geheel. Een werkbare rolverdeling:
- Bestuur: stelt het arbobeleid vast, maakt middelen vrij en bewaakt de voortgang.
- Centrale arbo- of HSE-afdeling: beheert de structuur, de methode en de vragenlijsten, en ondersteunt de locaties.
- Locatiemanager: is eigenaar van de risico's en maatregelen op de eigen locatie.
- Preventiemedewerker: signaleert, werkt mee aan de RI&E en helpt bij de uitvoering van maatregelen.
- Adviseur of veiligheidskundige: beoordeelt risico's en adviseert over maatregelen.
- Kerndeskundige: toetst de RI&E en het plan van aanpak.
Centraal overzicht of lokaal eigenaarschap?
Je hebt beide nodig: centraal overzicht voor samenhang en sturing, lokaal eigenaarschap voor de uitvoering. De kunst is om de taken goed te verdelen.
Centraal leg je vast wat overal gelijk moet zijn: de risicomethode, de vragenlijsten, de rollen en de manier van rapporteren. Ook risico's die op alle locaties spelen, zoals agressie of werkdruk, kun je centraal beoordelen.
Lokaal leg je vast wat per plek verschilt: de werksituatie, de inrichting, de lokale maatregelen en de opvolging. De locatie kent de praktijk en ziet als eerste wat er verandert. Zo blijft de RI&E dynamisch en herkenbaar, in plaats van een centraal document dat niemand op de werkvloer kent.
Een goede tussenvorm zijn centraal ontwikkelde maatregelen die lokaal worden ingevuld. Werkt een maatregel op één locatie goed, deel hem dan als voorbeeld met de andere locaties.
Wat rapporteer je aan het bestuur?
Het bestuur heeft een beknopt beeld nodig van de grootste risico's, de voortgang van maatregelen en de plekken waar het achterloopt. Geen volledige RI&E, wel de informatie om te kunnen sturen.
Rapporteer op vaste momenten, bijvoorbeeld per kwartaal, en gebruik steeds dezelfde opbouw. Een dashboard met risico's per risicoklasse helpt om het gesprek over prioriteiten te voeren. In RiePortal® zie je bovendien alle risico's en maatregelen over alle locaties heen in één overzicht, dat je naar Excel exporteert voor de bestuursrapportage.
Een bruikbare rapportage bevat in elk geval:
- het aantal risico's per risicoklasse, per locatie en voor de hele organisatie;
- de belangrijkste risico's en de maatregelen die daarvoor lopen;
- maatregelen waarvan de termijn is verstreken, met de reden;
- ontwikkelingen in meldingen, incidenten en uitkomsten van medewerkersonderzoek;
- de status van de RI&E per locatie: actueel, in bewerking of getoetst.
Hoe begin je als de RI&E's nu versnipperd zijn?
Begin met de structuur, niet met de inhoud. Breng eerst in kaart welke locaties, afdelingen en objecten er zijn en welke RI&E's daarvoor bestaan, met hun datum en status.
Kies daarna één risicomethode en één set vragenlijsten voor nieuwe en bij te werken RI&E's. Je hoeft bestaande RI&E's niet allemaal tegelijk over te zetten. Begin bij de locaties met de hoogste risico's of de oudste RI&E.
Zet ten slotte de openstaande maatregelen uit alle bestaande plannen van aanpak in één overzicht, met een eigenaar en een termijn. Hoe je zorgt dat ze ook worden uitgevoerd, lees je in plan van aanpak uitvoeren. Voor sectorspecifieke aandachtspunten kijk je bij zorg, onderwijs of overheid.
Bronnen
Redactie Intergrow
Kennisredactie RiePortal®
De redactie schrijft over de RI&E, arbobeleid en software vanuit de dagelijkse praktijk met RiePortal®. Wettelijke verwijzingen controleren we aan de bron.