Wanneer moet je de RI&E actualiseren?
Je actualiseert de RI&E zodra een verandering in het werk of de werkomgeving de risico's beïnvloedt. Dat volgt uit artikel 5, lid 4 van de Arbowet: de RI&E wordt aangepast als ervaring, gewijzigde werkmethoden of arbeidsomstandigheden, of nieuwe kennis daartoe aanleiding geven.
Ook minder zichtbare signalen tellen mee. Denk aan oplopend verzuim op een afdeling of zorgen die medewerkers uiten in een werkbelevingsonderzoek. Zulke signalen wijzen vaak op risico's die in de RI&E te licht zijn gewogen.
Veelvoorkomende aanleidingen om de RI&E bij te werken:
- Een verbouwing, verhuizing of nieuwe inrichting van werkplekken.
- Een nieuwe werkwijze, zoals een ander rooster, hybride werken of een nieuw productieproces.
- Nieuwe gevaarlijke stoffen, machines of arbeidsmiddelen.
- Een incident of bijna-ongeval dat laat zien dat een risico is onderschat.
- Een reorganisatie, fusie of nieuwe afdeling met andere taken.
- Nieuwe wetgeving, nieuwe grenswaarden of nieuwe inzichten over een risico.
Hoe vaak moet je de RI&E bijwerken?
Zo vaak als nodig: de Arbowet noemt geen vaste termijn. Een RI&E heeft dus geen houdbaarheidsdatum van een bepaald aantal jaren. De vraag is steeds of de RI&E nog klopt met het werk zoals het nu wordt gedaan.
Om niets te missen helpt een vast ritme naast het doorlopend verwerken van signalen. Loop bijvoorbeeld eens per jaar de hele RI&E door met de preventiemedewerker en de adviseur. Bespreek dan ook welke maatregelen zijn uitgevoerd en wat dat betekent voor de risicoklassen.
Werk je met een dynamische RI&E, dan is actualiseren geen apart project meer. Je verwerkt wijzigingen op het moment dat ze zich voordoen, en de jaarlijkse ronde wordt een controle in plaats van een inhaalslag.
Wie beslist over het actualiseren?
De werkgever beslist en is eindverantwoordelijk voor een actuele RI&E. Het signaleren en voorbereiden ligt in de praktijk vaak bij anderen.
De preventiemedewerker en leidinggevenden zien als eerste wat er verandert op de werkvloer. Een RI&E-adviseur of veiligheidskundige beoordeelt wat een wijziging betekent voor de risico's. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging praat mee over het arbobeleid, op grond van artikel 12 van de Arbowet.
Leg daarom vast wie welke signalen doorgeeft en wie beoordeelt of de RI&E moet worden aangepast. Zonder die afspraak blijft een wijziging makkelijk liggen, omdat iedereen denkt dat een ander het oppakt.
Werk je met meerdere vestigingen, wijs dan per locatie een vaste contactpersoon aan die wijzigingen doorgeeft. Hoe je dat organiseert, lees je in RI&E bij meerdere locaties.
Moet een geactualiseerde RI&E opnieuw getoetst worden?
Dat hangt af van de omvang van de wijziging, want de wet schrijft geen vaste toetsfrequentie voor. Volgens artikel 14 van de Arbowet toetst een gecertificeerde kerndeskundige de RI&E en het plan van aanpak. Kleine werkgevers die een erkend instrument gebruiken, kunnen onder voorwaarden van die toetsing zijn vrijgesteld.
Bij een kleine aanpassing, zoals een extra maatregel bij een bekend risico, ligt een volledig nieuwe toets minder voor de hand. Bij nieuwe risico's in een hoge risicoklasse, een nieuwe locatie of een gewijzigde organisatiestructuur ligt een nieuwe toets wel voor de hand.
Maak hier vooraf afspraken over met je kerndeskundige. Spreek ook af hoe een toets wordt afgebakend: alleen het gewijzigde deel, of de hele RI&E. Meer over de werkwijze lees je bij toetsing van de RI&E.
Hoe actualiseer je de RI&E in de praktijk?
Je actualiseert de RI&E in zes stappen, van signaal tot vastgelegd resultaat. Houd elke stap klein en noteer wat je hebt besloten en waarom. Dat maakt de RI&E navolgbaar voor de kerndeskundige en voor de Arbeidsinspectie.
Bewaar bij elke actualisatie ook de vorige versie. Zo laat je zien hoe de RI&E zich heeft ontwikkeld en welke maatregelen zijn afgerond. Dat helpt bij de toetsing en bij een inspectie.
De stappen:
- Signaleer: verzamel wijzigingen en signalen uit meldingen, inspecties, overleggen en medewerkersonderzoek.
- Bepaal de reikwijdte: welke locaties, afdelingen, functies of risico's raakt de wijziging?
- Inventariseer: bekijk de werksituatie, praat met medewerkers en verzamel documenten zoals veiligheidsinformatiebladen en keuringsrapporten.
- Beoordeel: stel de risicoklasse opnieuw vast, bijvoorbeeld met de methode van Kinney & Wiruth.
- Pas het plan van aanpak aan: maatregel, verantwoordelijke en termijn, volgens de arbeidshygiënische strategie.
- Leg vast en informeer: noteer de datum en de aanleiding van de wijziging, laat zo nodig toetsen en vertel medewerkers wat er is veranderd.
Waar loopt actualiseren op vast?
Actualiseren loopt vast als de RI&E, het plan van aanpak en de signalen op verschillende plekken staan. Een melding zit in een mailbox, een inspectierapport in een map en het plan van aanpak in een spreadsheet. Niemand ziet dan dat ze over hetzelfde risico gaan.
Een tweede valkuil is dat de RI&E wel wordt bijgewerkt, maar het plan van aanpak niet. Dan klopt de inventarisatie, maar gebeurt er niets mee. Lees in plan van aanpak uitvoeren hoe je dat voorkomt.
Een derde valkuil is dat alleen de grote wijzigingen worden opgepakt. Juist kleine signalen, zoals een terugkerende klacht over een werkplek, geven vroeg aan waar een risico groeit.
In RiePortal® staan de RI&E, het plan van aanpak, meldingen en inspecties in één omgeving, gekoppeld aan dezelfde risico's. Zo zie je bij een wijziging direct welke maatregelen en signalen erbij horen.
Bronnen
Redactie Intergrow
Kennisredactie RiePortal®
De redactie schrijft over de RI&E, arbobeleid en software vanuit de dagelijkse praktijk met RiePortal®. Wettelijke verwijzingen controleren we aan de bron.