Waarom blijven plannen van aanpak liggen?
Plannen van aanpak blijven liggen omdat niemand zich eigenaar voelt, de termijnen vaag zijn of het plan los staat van het dagelijkse werk. De RI&E is af, het rapport is verstuurd en daarmee lijkt het werk gedaan.
Het gevolg is dat risico's blijven bestaan terwijl ze bekend zijn. Bij een inspectie vraagt de Nederlandse Arbeidsinspectie juist naar het plan van aanpak. Herkenbare oorzaken:
- Maatregelen zonder naam: 'de organisatie' of 'het management' is geen verantwoordelijke.
- Termijnen als 'zo snel mogelijk' of 'in de loop van het jaar'.
- Te veel maatregelen tegelijk, zonder duidelijke volgorde.
- Geen budget of tijd gereserveerd voor de uitvoering.
- Het plan staat in een rapport of spreadsheet die alleen de preventiemedewerker opent.
- Niemand vraagt naar de voortgang, dus valt het niet op als iets blijft liggen.
Wat moet er in een plan van aanpak staan?
Een uitvoerbaar plan van aanpak bevat per risico de maatregel, de verantwoordelijke, de termijn en de benodigde middelen. Artikel 5, lid 3 van de Arbowet noemt de maatregelen, hun onderlinge samenhang en de termijn waarbinnen ze worden genomen. Het Arboportaal noemt daarnaast wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is. Middelen staan niet in artikel 5, maar zonder budget of uren komt een maatregel zelden van de grond.
Kies maatregelen volgens de arbeidshygiënische strategie uit artikel 3 van de Arbowet: eerst de bron aanpakken, dan collectieve maatregelen, dan individuele maatregelen en pas als laatste persoonlijke beschermingsmiddelen. Kies je een maatregel lager op die ladder, leg dan vast waarom een betere optie redelijkerwijs niet mogelijk is.
Per maatregel leg je vast:
- Maatregel: concreet en controleerbaar, zoals 'tilhulp plaatsen bij de inpaktafel' in plaats van 'fysieke belasting verminderen'.
- Verantwoordelijke: één persoon met naam of functie, die de uitvoering bewaakt.
- Termijn: een datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn.
- Middelen: budget, uren of externe hulp die nodig zijn.
- Koppeling aan het risico: zodat zichtbaar blijft waarom de maatregel er is.
- Status en effect: wat is gedaan, en heeft het geholpen?
Hoe prioriteer je maatregelen?
Je prioriteert op risicoklasse: de hoogste risico's pak je als eerste aan. Een methode als Kinney & Wiruth berekent een risicoscore uit waarschijnlijkheid, blootstelling en effect, en deelt risico's in klassen in.
Koppel aan elke risicoklasse een adviestermijn. Hoe hoger de klasse, hoe korter de termijn. Een risico dat direct gevaar oplevert, vraagt om een onmiddellijke maatregel, ook als die tijdelijk is. In RiePortal® hoort bij elke risicoklasse een adviestermijn, zodat de termijn in het plan van aanpak aansluit op de ernst van het risico.
Kijk daarnaast naar de samenhang. Soms lost één maatregel meerdere risico's op, of hangt een maatregel af van een andere. Die afhankelijkheden horen in het plan; de wet noemt de samenhang tussen maatregelen niet voor niets.
Eenvoudige verbeteringen kun je direct oppakken, ook als het risico lager is. Dat laat medewerkers zien dat hun inbreng iets oplevert.
Hoe borg je de opvolging?
Je borgt de opvolging door de voortgang op vaste momenten te bespreken en afwijkingen zichtbaar te maken. Een plan van aanpak dat in elk overleg terugkomt, blijft leven.
Zet het plan waar mensen het zien. Een lijst, een bord of een kalender per verantwoordelijke werkt beter dan een tabel achterin een rapport. In de module plan van aanpak wijs je maatregelen toe aan een verantwoordelijke met een termijn en bekijk je ze als lijst, bord of kalender. Het dashboard toont daarnaast de risico's per risicoklasse en de top 5.
Voor grote organisaties met veel locaties is dit extra belangrijk, omdat de uitvoering daar over veel schijven loopt. Lees ook RI&E bij meerdere locaties. Afspraken die helpen:
- Bespreek de voortgang maandelijks in het team- of locatieoverleg en per kwartaal in het managementoverleg.
- Maak verlopen termijnen zichtbaar, met de reden en een nieuwe datum.
- Herinner verantwoordelijken aan hun maatregel voordat de termijn verloopt.
- Geef de preventiemedewerker een signalerende rol, niet de rol van uitvoerder van alles.
- Rapporteer aan directie of bestuur over open maatregelen in de hoogste risicoklassen.
Hoe leg je het effect van een maatregel vast?
Je legt het effect vast door na uitvoering te controleren of het risico echt kleiner is geworden. Een afgevinkte maatregel zegt alleen dat er iets is gedaan, niet dat het werkt.
Noteer de datum van uitvoering, wat er precies is gedaan en waar mogelijk een onderbouwing, zoals een foto, een keuringsrapport of een werkinstructie. Bekijk daarna of het risico lager is geworden. Dat kan tijdens een werkplekinspectie, in gesprek met medewerkers of door meldingen te volgen.
Let ook op nieuwe risico's die een maatregel kan meebrengen. Een nieuwe machine kan tilwerk verminderen, maar geluid of beknellingsgevaar toevoegen.
Hoe koppel je het plan terug naar de RI&E?
Je koppelt terug door na elke uitgevoerde maatregel het risico in de RI&E opnieuw te beoordelen. Zo blijft de risicoklasse kloppen en zie je welk restrisico overblijft.
Dat is de kern van een dynamische RI&E: de RI&E en het plan van aanpak voeden elkaar. Nieuwe signalen leiden tot maatregelen, uitgevoerde maatregelen leiden tot een bijgewerkte RI&E. Wanneer de RI&E daarnaast een grotere herziening nodig heeft, lees je in RI&E actualiseren.
Bewaar afgeronde maatregelen en eerdere versies. Ze laten zien wat de organisatie heeft gedaan, en dat is nuttig bij een toetsing of een inspectie.
Hoe betrek je medewerkers bij de uitvoering?
Je betrekt medewerkers door ze te laten meedenken over maatregelen en ze te informeren over de voortgang. Zij kennen het werk en zien sneller of een maatregel in de praktijk werkt.
De Arbowet vraagt de werkgever om medewerkers inzage te geven in de RI&E (artikel 5) en om de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging te betrekken bij het arbobeleid (artikel 12). Een korte vragenlijst onder medewerkers na een maatregel laat zien of die het verschil maakt.
Bronnen
Redactie Intergrow
Kennisredactie RiePortal®
De redactie schrijft over de RI&E, arbobeleid en software vanuit de dagelijkse praktijk met RiePortal®. Wettelijke verwijzingen controleren we aan de bron.